La dématérialisation du bulletin de paie : un gain de temps et de sécurité pour les entreprises

Un bulletin de paie dématérialisé permet une transmission rapide et automatique, une réduction des coûts et le respect du calendrier de l'entreprise. Néanmoins, ce bulletin doit respecter certaines règles en étant, en particulier, infalsifiable et transmis avec un haut niveau de sécurité.

Le bulletin de paie dématérialisé : une possibilité depuis 2009

Autrefois, l'employeur était tenu de remettre au salarié son bulletin de paie soit par voie postale, soit en main propre, dans tous les cas sous forme papier.

Depuis la promulgation de la loi « de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures » (article 26) au Journal Officiel le 13 mai 2009, l'employeur a également la possibilité de faire parvenir le bulletin de paie sous forme dématérialisée sur un support électronique, avec l'accord de l'employé.

La Loi El Komri, Loi n°2016-1088 du 08/08/2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue sociale et à la sécurisation de parcours professionnels – Art. 54, a assoupli cette règle. Depuis le 1er janvier 2017, recueillir le consentement préalable du salarié n'est plus obligatoire. Pour ne pas recevoir son bulletin de paie de façon dématérialisée, l'employé doit signifier son opposition à la remise du bulletin de paie dématérialisé.

Quelle est la valeur juridique du bulletin de paie dématérialisé ?

La valeur juridique du bulletin de paie dématérialisé est la même que celle de la version papier dès lors que les dispositions légales sont respectées. Ce bulletin de paie électronique offre les mêmes droits en termes de sécurité sociale et de retraite. Des mentions obligatoires, imposées par les articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du Code du travail, doivent figurer sur le bulletin de paie papier comme dématérialisé :

• Informations sur l'employeur
• Informations sur le salarié
• Rémunération
• Charges sociales
• Synthèse...

Les obligations légales de l'employeur

Pour pouvoir envoyer un bulletin de paie dématérialisé à son salarié, l'employeur doit respecter certaines dispositions légales pour garantir l'intégrité des données et un bulletin infalsifiable :

• Pour assurer la confidentialité du bulletin de paie dématérialisé, il doit être conservé dans un espace strictement personnel au salarié, tel un coffre-fort numérique par exemple. Il doit aussi être infalsifiable et pour ce faire, être remis dans des conditions empêchant toute modification ultérieure.
• Si l'entreprise souhaite passer du format papier au format électronique, l'employeur doit informer ses employés au minimum un mois avant l'envoi du premier bulletin dématérialisé. Le salarié peut s'y opposer à tout moment et demander à recevoir ses bulletins de paie au format papier. Dans ce cas, l'employeur dispose de trois mois maximums pour prendre en compte la requête du salarié.
• Tout comme le bulletin papier, l'employeur doit rendre disponible le bulletin de paie dématérialisé pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Dans le cas où l'entreprise cesse son activité, les salariés doivent être prévenus trois mois avant la fermeture pour pouvoir récupérer leurs bulletins électroniques.

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